1. Verantwortlicher

OS KEP Services Inh. Svyetlorusov Oleksandr
Inhaber: Oleksandr Svyetlorusov
Untergrüner Straße 152
58644 Iserlohn
Deutschland
Telefon: +49 176 55032479
E-Mail: info@os-kep-services.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur insoweit, wie dies für die Bereitstellung der Website und des Systems, die Durchführung von Transportaufträgen, die Kommunikation, die Dokumentation von Auftragsabläufen sowie die Sicherheit und Stabilität des Betriebs erforderlich ist.

• Bereitstellung der Website und des Systems, Server-Logs, Fehleranalyse und IT-Sicherheit: Verarbeitung technischer Verbindungs- und Protokolldaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Benutzerkonten, Anmeldung, Rollen- und Rechteverwaltung sowie Sessions im geschützten Bereich: Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen sicheren und funktionsfähigen Betrieb.
• Auftrags- und Transportabwicklung: Verarbeitung von Stamm-, Kontakt-, Adress-, Sendungs-, Status-, Nachweis-, Dokumentations- und Kommunikationsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Fahrerfunktionen und Nachweisführung: Verarbeitung von Statusmeldungen, hochgeladenen Fotos, Dokumenten und – soweit im jeweiligen Vorgang technisch übermittelt – Standortdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon: Verarbeitung zur Bearbeitung der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Gesetzliche Aufbewahrung: Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere Bestands- und Kontaktdaten, Benutzer- und Rollendaten, Unternehmens- und Adressdaten, Auftrags- und Sendungsdaten, Statushistorien, Nachweisfotos, Dokumente, Kommunikationsdaten, Protokolldaten sowie gegebenenfalls Standortdaten.

4. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Innerhalb des Systems erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Der Zugriff erfolgt rollenbezogen.

Das Hosting des Systems erfolgt über ALL-INKL.

Soweit Fahrerstatus mit Standortdaten verarbeitet werden, kann zur Ermittlung von PLZ und Ort aus Koordinaten der Dienst Nominatim von OpenStreetMap genutzt werden. Dabei werden die jeweils verarbeiteten Koordinaten technisch an diesen Dienst übermittelt.

Im Fahrerbereich können außerdem Navigationslinks zu Google Maps bereitgestellt werden. Eine Datenübermittlung an Google erfolgt dabei erst, wenn ein solcher Link aktiv geöffnet wird.

Weitere externe Analyse-, Marketing- oder Werbetools sind im aktuellen Systemstand nicht eingebunden.

5. Öffentliche Sendungsverfolgung

Für Sendungen kann eine öffentliche Sendungsverfolgung bereitgestellt werden. Der Abruf erfolgt über die jeweilige Sendungsnummer ohne separates Login. In der öffentlichen Ansicht werden ausschließlich freigegebene transportbezogene Statusinformationen, Datum, Uhrzeit sowie Ort bzw. PLZ/Ort angezeigt.

Nicht öffentlich angezeigt werden interne Notizen, Zugangsdaten, vollständige GPS-Koordinaten sowie sonstige nicht freigegebene interne Informationen.

6. Cookies, Sessions und technische Bereitstellung

Für den Betrieb des geschützten Portalbereichs werden technisch erforderliche Session-Funktionen verwendet. Diese dienen ausschließlich der Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und technischen Bereitstellung des Systems.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäfts-, Transport-, Abrechnungs- und Nachweisdaten können daher im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben länger gespeichert werden. Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung solcher Daten, die für Vertrag, Auftragsdurchführung, Nutzerverwaltung oder sicheren Systembetrieb erforderlich sind, ist notwendig. Ohne diese Daten kann das System ganz oder teilweise nicht genutzt oder ein Auftrag nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden.

10. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbezogene Berechtigungen, geschützte Speicherbereiche und Maßnahmen zur Absicherung des laufenden Systembetriebs.

11. Stand dieser Datenschutzhinweise

Stand: 12.03.2026